邀请客户前来参展,有简单的5个步骤

      1.展会前半月,隔天邮件邀请客户(告知具体展位位置);      2. 展会前半月,电话联系重点客户时,顺带问下客户是否会前来展会;      3. 问客户是否确定前往展会的日期,是否需要帮忙安排行程;      4. 展会前一个星期,电话、邮件、短信联系客户,告知展

      1.展会前半月,隔天邮件邀请客户(告知具体展位位置);

      2. 展会前半月,电话联系重点客户时,顺带问下客户是否会前来展会;

      3. 问客户是否确定前往展会的日期,是否需要帮忙安排行程;

      4. 展会前一个星期,电话、邮件、短信联系客户,告知展位位置,并告知自己的联系方式,并尽量要客户到时候提供中国号码,方便联系,再次同客户确认前来展会具体日期;

      5.展会上,在与客户约定好的日期客户没有出现,可以再次电话联系客户,尽力将客户邀请到展厅。

  邀请客户前来参观时有两种情况

  1. 有展位:

  要提前一个月左右,询问客户是否参展,邀请客户过来,邮件邀请的同时不要忘了突出几款新款或者是客户感兴趣的产品,这样才会加大客户过来的机率,才会更能吸引客户过来。

  当然邀请客户不是简单的发邮件就可以了,有些时候,电话来得实际些,因为这段时间肯定也会有很多同行给客户邮件邀请客户过来,那要怎样才能够让客户记住你呢?拿起你的电话跟客户聊聊天吧,关心关心客户,例如可以问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等,让客户觉得你很温馨,很会关心他人,那他到时候过来的机率又加大了。搜索微信公众号名称:外贸充电站,永久关注汇聚全国数万外贸精英的掌上学习平台。

  如果你的客户给你回复,表示要来参观,那么你需要与确定来的客户预约好日期和时间。在客户来观展之前要做好准备,资料要准备好,包括客户提到的产品价格、性能、特点等,收集客户目前使用产品的反馈和对产品新需求的了解,准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题、建议。

  展中安排专人接待,征求老客户对产品/服务的反馈,倾听客户对市场改进的建议,了解和挖掘客户新的合作需求,介绍新产品和服务。在老客户提出一些问题的时候,我们必须要马上回答,如果不能当场回答就要承诺在一定的时间内给予客户答复。切记为老客户的来访准备一份特别的礼品。

  2. 没有展位:

  没有展位的供应商确实会有点影响,但是也不是绝对的,只要你功夫做全了、做到位了。你一样可以客似云来。

  没有摊位的工厂一样要努力提前一个月问客户是否过来,是否有什么需要帮忙,订房、订机票等等我们力所能及帮到客户的事情。

  然后有过来的就告知客户办公室、工厂地址,问客户什么时候方便过来,用公司的新产品,优惠产品,或者客户感兴趣的产品继续吸引客户。另外就是必须做到密切保持跟客户联系。做好跟客户的导航工作,所以手机里要有个导航软件,这样客户问路时,方便作答。

  写邀请函时的注意事项

  发送对象:与贵司成交过订单,还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。

  1. 不要千篇一律

  有些工作人员会上网找一些范文,全篇照抄,然后只改动一下名字和展会的地址,就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意,邀请函可不止收到一封,类似的范文他可能已经见过几百遍了,这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候,尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节,更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。

  2. 附上交通路线

  在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了,他对展馆的地理位置十分的熟悉,但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线,则会显得亲切细心。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车,耽搁您的时间,建议您可将车停在酒店,选择地铁前往,湾仔站下车即可”,同时附上地铁线路图,这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。

  3. 邀请时间有讲究

  参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候,邀请时间就有讲究了,应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商,可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬,最好是一个安排在上午会面,另外一个安排在下午。

  4. 附上展馆平面图

  邀请函里附上展馆平面图,可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图,上主办方的官网下载电子版,自己打印或者拿到纸质的图样进行复印,再附在邀请函里。

  5. 告之天气情况

  参观展览的客户来自全世界各地,他们并不熟悉展览所在地的情况。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户,并附上生活上该注意的细节,则显得细心体贴。

  这样的邀请函,从客户的角度出发,设身处地为客户着想,相信能给客户留下不错的印象,称得上一封好的邀请函。

  邀请函模板

  模板1:

  Dear XXX,

  How are you?

  This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .

  Now I am writing to invite you to come to China the 36th annual Hong Kong electronics fair, our booth number is XXX. 1 harbour road, wanchai, convention and exhibition center.

  We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.

  If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.xxx.com for more details.

  We sincerely hope to see you in Hong Kong electronics show, looking forward to hearing from you soon.

  Yours sincerely,

  XXX

  模板2:

  Dear XXX,

  We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.

  Our company is a  professional 产品. We specialize in designing and manufacturing 产品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .

  It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.

  Exhibition Center : 展馆地址

  Booth Number : 展位号

  Date : 时间

  Yours sincerely,

  附:成功参展的12个技巧!

  通常来说,展会投资高,时间短,如何利用好展会期间的宝贵时间,使投资获得最大收益,相信是所有参展客户都会关心的问题。以下这些成功利用展览会的要诀也许都是常识,但我们建议您把这12条要诀当成参展期间的原则来要求自己的工作人员。

  1.不要坐着。展览会期间坐在展位上,给人留下的印象是:你不想被人打扰。

  2.不要看书。通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意,吸引他停下来。如果你在看报纸或杂志,是不会引起人注意的。

  3.不要在展会上吃喝。那样会显得粗俗、邋遢和漠不关心,而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你。

  4.不要打电话。每多用一分钟打电话,就会同潜在顾客少谈一分钟。

  5.不要见人就发资料。这种粗鲁的做法或许会令人讨厌,而且费用不菲,更何况你也不想成本很高的宣传资料白白流失在人海中。那该怎样把价值不菲的信息送到潜在顾客手上呢?寄给他。

  6.不要与其他展位的人交谈。如果你不想让参观者在你的展位前停下来,他们自然会走开。看到你在和别人说话,他们不会前来打扰你。尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈。你应该找潜在顾客谈,而不是与你的朋友聊天。

  7.不要以貌取人。展览会上惟一要注重仪表的是参展单位的工作人员,顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些,如牛仔裤、运动衫、便裤,什么样的都有。所有,不要因为顾客穿着随意就低眼看人。

  8.不要聚群。如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论,那就是聚群。在参观者眼中,走近一群陌生人总令人心里发虚。在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围。

  9.要满腔热情。常言说得好,表现得热情,就会变得热情,反之亦然。如果你一副不耐烦的样子,你就会变得不耐烦,而且讨人嫌。热情洋溢无坚不摧,十分有感染力。要热情地宣传自己的企业和产品。在参观者看来,你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。

  10.要善用潜在顾客的名字。人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字,在谈话中不时提到,会让他感到自己很重要。大胆些,直接看着参观者胸前的名牌,大声念出他的名字来。遇到难读的名字就问。如果是个极不寻常的名字,也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲问砖。

  11.要指定专人接待媒体。媒体也许会到你的展位找新闻,一定要安排专人作为你的企业与媒体的联系人,这样就可确保对自己企业的宣传始终保持一致口径。如果每个参展的工作人员都可以与新闻界交谈,那么你是在自找麻烦,因为无论你对员工的训练如何有素,都不可能统一口径。

  12.要佩戴好名牌。在展会上,你肯定不想让参观者叫不出你的名字。如果你将名牌戴在左胸,你就会犯这种错误。应把名牌戴在身体的右侧靠近脸的地方,这样与人握手时,你的名牌就会更靠近对方。