邮件开发,原来还有这么多事!

邮件是外贸工作中接触最多,也是非常重要的工作之一。说到写邮件,尤其是第一封开发信,相信很多外贸人员都有无尽的吐槽点,看似很简单的东西,无论是外贸小白还是外贸老手,有时候把握得不好,很容易导致出现很多错误,以致开发信石沉大海,杳无音讯。 开发信的重要性毋庸置疑,针对邮件开发,我司现提供一些技巧以供参考,可以从以下方面来进行有序的工作。01前期准备工作一封好的开发邮件需要找对联系人,用心思考

邮件是外贸工作中接触最多,也是非常重要的工作之一。说到写邮件,尤其是第一封开发信,相信很多外贸人员都有无尽的吐槽点,看似很简单的东西,无论是外贸小白还是外贸老手,有时候把握得不好,很容易导致出现很多错误,以致开发信石沉大海,杳无音讯。 

开发信的重要性毋庸置疑,针对邮件开发,我司现提供一些技巧以供参考,可以从以下方面来进行有序的工作。


01

前期准备工作



一封好的开发邮件需要找对联系人,用心思考,用心去写,才能够达到客户回应的效果,那么一封走心的开发信前期需要做哪些工作呢?

1. 心态准备

对于入行的新手来说,可能常常会听到以下声音,比如:开发信不回复,回复率太低,浪费时间和精力……那么您自己是怎么看待这一现象呢?

首先,如果我们确定了要利用开发信的模式来做客户开发,那么我们就要坚定自己的信念,不要怀疑这种方式。主动营销这种方式一定是可行的,只要自己有足够的信心和对工作的热情,拿单是迟早的事。切勿妄想客户主要送上门来,毕竟做任何事情都要付出很多努力,没人能随随便便成功。工作中,放平自己的心态,不要急于求利,小火慢炖,坚持不懈,脚踏实地才是重中之重。


2. 工作内容准备

①对内—知己

企业实施邮件营销首先是必须要分析自己企业内部情况,比如:公司的性质、规模、产品特点、后期服务,在同行业中的竞争优势(eg:产品优势、技术优势、价格优势、人才优势等)、在同行业中的出口排名(利用海关数据完全可以统计)等。作为一名外贸人员,要把自己公司的产品推销到国外客户那,必须提升业务员的产品专业化,服务专业化等工作,基础工作一定要扎实牢固,然后根据企业的实际情况和需要才能针对性开展邮件营销。

②对外—知彼

要想迅速的了解你的潜在客户,最快最直接的方式就是通过海关数据库进行分析评价,当然还有其他一些渠道可以结合使用,比如:客户在各个网络平台上发布的信息,各国搜索引擎,如:linkedin,facebook等,任何外贸开发工具都不是独立存在的,需要相互结合使用才能达到事半功倍的效果。


3. 明确写开发信的目的性

邮件营销是一场持久战,很少有情况两三封邮件达成订单,切勿急于求成,写邮件之前要清晰你的目的,这个目的一定要与企业内部的营销战略相配合,是为了推广品牌形象,还是具体的产品和服务,还是拓展新客户,清晰而纯净的目的将为后期规划提供有力的保障。


02

找邮箱



销售重要的是找对人,经过前期的准备工作,大数据的客户分析筛选,锁定了我们要开发的客户公司名称,接下来重要的就是找关键人联系邮箱,具体方法如下:

1.找到客户官网看(在线留言网页源代码)

2.域名注册信息查询:

www.check-domains.com

www.whois.com/

(包含企业关键人姓名,联系电话,邮箱等重要信息,具有官方权威性)

3.常用的知名搜索引擎

www.google.com(GOOGLE各国搜索引擎)

www.yahoo.com

www.bing.com

www.yandex.ru(独联体市场专用)

利用搜索引擎在网络上查询客户联系邮箱,必须要根据客户名称进行查询。但是由于客户所在引擎上推广 的内容不一样,这就需要我们来猜测一下如何能够更快捷的找到客户联系方式的方法,从而更准确的找寻到客 户的有效联系方式。


顺便给大家简单说明几点处理客户名称的小技巧:

●去掉公司名称的缩写和后缀,只保留客户名称的核心关键词。

eg:某巴西进口商名称: KIMBERLY CLARK BRASIL IND & COM DE,阻碍查询结果的关键在后面的“IND & COM DE”,很显然其中有单词的缩写,以及and连字符。

●常见的后缀缩写。

eg:U.S.A. HAYDOCK CASTERS INC => HAYDOCK CASTER

U. S.A.是有可能变化的部分,也许是USA,也许是United States of America等等,INC 有可能写为Incorporated。

 eg:PMI COMERCIO INTL S.A. DE C.V. => PMI COMERCIO

INTL是缩写,有可能是INTERNATIONAL /INTERNACIONAL(西班牙语),S.A. DE C.V. 全称是Sociedad Anonima de Capital Variable可变动资本额公司,S.A.是股份公司的意思,语言为西班牙语等国家的公司名称通常都以S.A.结尾。

eg:俄罗斯公司名称:“ЗАО”中文全称 : 封闭式股份公司,ООО中文全称:有限责任公司。这样查询的客户名称的关键词就比较清楚了。

5.电话询问关键人的联系邮箱(最直接,最简单有效的方法)

本次售后文件中也详细介绍了电话营销的要点内容,在此不再重复说明。


03

验证邮箱


邮箱找到以后,是不是马上去发邮件?建议大家把邮箱验证一下是否还存在。从环球搜里搜索出来的,当然顺带就验证了真伪,打电话要来的关键人邮箱

也不需要了,从其他方式找到的邮箱,推荐用以下方式验证一下是否有效。

  ● http://valyds.com/

  ● http://mailtester.com/

  ● http://verify-email.org/

一般情况下都能检测出来该邮箱的有效性,除非对方申请了域名保护。


04

撰写邮件



不同的行业,邮件有不同的需求,但是道理却是相通的,写好一封邮件,对于客户开发及其重要。一封优美的,言辞恳切的开发信,能够让客户眼前一亮,身心舒畅,持续的稳步跟进。

1.邮件标题—好的开头成功了一半

邮件营销中邮件的标题是吸引目标客户兴趣的重中之中,一个优秀的标题才能吸引用户的兴趣,简单地说标题是实施企业邮件营销最基础的一步。这一步做好了企业的邮件营销等于成功了一半。但是标题不能毫无根据地夸张地乱起,这样虽然表面上可能会吸引一定的用户打开电子邮件但是最终用户看到内容的时候是非常失望的,因为标题和内容差距太大了,引发了用户的反感,这样就形成了“标题党事件”。

邮件标题的主要建议:

①把目标市场国最大采购商放入标题,传递产品质量过硬信息

可以是全球知名的或者是某个目标市场国的行业老大,譬如:Exciting Update from PIS Company–Walmart Approved Supplier在这个标题里即出现了自己公司的名字,也出现了大采购商的名字,也可以在标题最前方加上目标客户的名字,这样在每天的上百封邮件中,读邮件的人一眼就能看到这个最熟悉的词语,就更容易打开您的邮件。

②从客户网站上找我们的标题

跟第一条里提到的一样,让客户看到一个关于他的最熟悉的词语。看看他的网站上,有没有公司明显的标语,核心价值(core value),总裁致辞等等,然后借用内容过来,放在标题里。在客户网站上看到一行大字:“Secure Your Daily Work” ,这是客户的理想和使命感。所以把标题栏换成了: Secure Your Daily Work, can we involved ?结果没用多久,对方的采购就回复Thanks for your interest in applying for our supplier…

③以客户利益为目标,越具体越好

eg:客户行业对口,但是网站上没有看到你这类产品,不知道对方是否做这类产品,初步设定:Expand yoursafety products line with economy items– PIS company

接着进行改造:Economy safety products –Revenue 20% up – PIScompany    

加上对方公司,最终改造为:

Attn:GDP INC - Economy safety products get Revenue up – PIS company

Attn:GDP INC - Economy safety products get Revenue 20% up – PIS company。

最后确定的标题是非常具体的,里面包含足够吸引客户的信息。

④以主打产品为标题,一目了然 

Attn:purchasing - Featured products/ Hydraulic hoses of vulcanised rubber reinforced with metal, 4SH, 1/2 inch – PIS company 直接把主打或者优势产品放入标题,看似简单,实际上给人专业的感觉。

⑤以市场信息为标题

eg:PIS Company: Natural rubber price rise in August.

⑥直接表明意图

eg: PIS Company: How could we be your possible vendor ? 

⑦翻译成相应国家的语言(针对一些非英语系国家)

以下是能帮助提高打开率的一些邮件标题关键词,仅供参考:Tomorrow,Free,Alert,Daily,Update,Follow up,Intro/Introduction,可用加黑、加下划线等方式作突出。

以下是开发信邮件标题中要尽量避免的关键词:Final,Sales,Meeting,Special,Help,Discount,Partner。



2.邮件正文内容

①关于称呼

每个人最喜欢听的就是名字,所以能不用Dir Sir./Madam就最好别用,这种称呼相当古板,而且非常难以引起对方的重视,尽量使用对方的名字,可在名字前加“Mr.”、“Mrs.”、“Miss.”、“Ms.”等表示礼貌的头衔。实在无法找到而不得已时使用对方的职位或做笼统称呼,如“Dear Purchasing Manager”、“Dear Friend”等称呼。

②关于内容

换位思考一下,对方与你完全不认识,那么当你给对方发邮件的时候,你要一开始就要讲清楚为什么要联系他,你们直接存在的共同联结点是什么,这样的话,对方才能明确你的意图。其实好的开发信传递给客户的信息包含:你能带给客户什么价值?传递什么服务?你和别的供应商有哪些不同(竞争优势)?你有哪些参考客户?你能帮我们具体解决什么问题?

你对客户公司有多少了解,你的内容就有多少能引起对方兴趣的地方。所以前期的准备工作,一定要突出重点,让客户觉得你的邮件“有料”。你所强调的字眼儿或语句需要做高光或加粗等字体处理手段,这样,你才能引导读者的主意,便于让读者抓住重点。

③关于用词格式等

好不容易,国外客户打开了你的邮件,如果看到错字连篇,用词不当,语法错误,言语空洞,没有运用主动性的带有强烈感情色彩的词语……那么可想而知,结果肯定是不了了之的。

最好用常规的字体,黑色,过小的字体、奇怪的颜色、拥挤的段落等排版上的缺陷,都会让国外客户刷的一声delete掉,甚至被误认为是广告邮件,从标题到结尾,从段落分配到词句搭配,从大小写到标点符号,都需要认真检查和修改。

这些是写开发信最基础的东西,建议在写完开发信之后,仔细检查几遍。如果有条件的话,花点钱请外贸开发信专家为你专门设计和严格把关,是非常明智的投资,专家意见可以成倍的减少你的无效劳动,大大提高你的回复比例并因此加大你的生意量。

④正文遵循的原则

●一定要自己写,而不要抄书或者网上那种固定的范文,古板雷同的文字只会让客户反感.况且产品种类不同,写法也不一样。

●不能千篇一律,应该根据客户的规模,国籍不同略作调整,在邮件中适合的地方自然地点一下客户的公司名字,暗示这封开发信是专门诚意写给贵公司的,而不是草率地广告,既言简意赅,又要言之有物。这些小技巧虽然不起眼,但颇能给客户以好感。

●格式不限,适当用一些缩略语或网络常见符号,能轻松气氛,沟通感情。从视觉效果来看,邮件要有合理的排版,杜绝凌乱。

3.避免开发信退信(不回复)等注意事项

①第一次发的邮件最好不要有图片和附件

有图片之后,邮件会变大,更难避开拦截。

②信中最好不要有URL

有链接的话,也是很容易被拦截,因为邮件系统会认为有潜在威胁。如果是公司的网址最好是取消链接效果,把前面的http去掉,这样客户还是能够看到我们的网站。

③内容不要有free和low price等字样

这样是很吸引人,但这也是系统拦截的最普遍的字眼。一般的介绍内容就行了,有时太敏感的文字,系统一样会拦截。

④使用企业邮箱

如果有企业邮箱就最好,没有的话,其次可以考虑付费的邮箱,最后再考虑国外的免费邮箱gmail,yahoo,gmail成为垃圾邮件的机会会少一点(不是做广告),yahoo的还可以。不过gmail的界面和功能没有yahoo的好。

综上,写好一封开发信,取决于很多因素,绝大部分外贸开发信都是为了保持接触、争取机会,所以不要急功近利地老是催促对方下订单,要突出你的服务态度和专业素养。即使在客户有所松动并进行询价或提出问题的时候,也要以平常心对待。不要着急,不要显示大喜过望,不要随便迁就。要注意理解对方的需求和心态,有的放矢,做到周到、礼貌、详细、有针对性的回应。


05

发送邮件时间



熟练掌握各国客户上班时间,让他们打开电脑就看到你的邮件有时候可以达到事半功倍的效果以下提供部分国家客户上班时间可以参考使用。