开发信的几个致命错误,老业务员也容易掉坑!

很多业务员朋友常常抱怨,开发信效果很差,一百封里面有几十封退信,剩下的就还石沉大海,难得有一个客户回复一句“No, thanks”,都要激动半天。 如何提高开发信的回复率,进而转化为成交率呢? 我们先来看看一般的开发信有哪些问题,然后讨论如何写出更好的开发信。 1邮件写的过长 客户时间宝贵,每天要收几十甚至上百封邮件,一般处理一封邮件的时间2-3秒,也就是大

很多业务员朋友常常抱怨,开发信效果很差,一百封里面有几十封退信,剩下的就还石沉大海,难得有一个客户回复一句“No, thanks”,都要激动半天。 

如何提高开发信的回复率,进而转化为成交率呢? 我们先来看看一般的开发信有哪些问题,然后讨论如何写出更好的开发信。 



1

邮件写的过长 


客户时间宝贵,每天要收几十甚至上百封邮件,一般处理一封邮件的时间2-3秒,也就是大致扫上一眼,换位思考下,大多数外国人的时间观念都很强,每天只用固定时间来出来邮件,本来就很忙,还是陌生人写一封长篇大论的邮件,谁有时间看长篇大论呢?所以邮件是否被打开的决定权其实就是2-3秒之间。这就是决定命运的时刻,试问,你敢把邮件写的很长吗? 


2

没有明确的主题


一个不明确的主题,会让客户根本没有兴趣去打开陌生人的邮件,内容言简意赅,主题明确,才能吸引客户通过主题去点开邮件。主题要跟你做的产品关键词连在一起,这样的话,即使客户暂时不回邮件,只是放在收件箱里,将来某一天他突然想要你报报价,很容易找到这封邮件。只要输入关键词很快就能找。很多经验丰富的老业务员会发现,主题远远比其他东西更重要,有时候甚至比邮件正文和报价单都重要。 


3

长篇大论的公司或者工厂介绍 


公司介绍,最好一笔带过。客人不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品,价格各方面都有兴趣,他才会要了解一下你们是什么样的公司,什么规模之类的。



4

爱炫耀英语水平


有人喜欢把文字写的出彩,各种语法和从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解起来费时间。这是做生意,不是英语考试。越简洁越能体现一个人的水平。 

丘吉尔讲过一句话,真正的高手,要善于把最复杂的东西用最简洁的文字表达出来。全部用最简单的句子,词汇,小学生都能看懂。 

外贸函电的精髓就是:简洁,简洁,再简洁,能用一个词表达的绝不用两个词,能一句话说清的绝不说两句。谁能用最少的句子表达相同的意思,那就是最厉害的。 



5

喜欢用奇奇怪怪的颜色和字体 


经常给外国人写邮件的人会发现,客户很少会用奇怪的字体,粗体或者全部大写来写邮件,除了少数尼日利亚人,印度人,部分非洲客人之外,欧美人一般常用Arial,Verdanan等。至于颜色,一般用黑色或者深蓝色,也有少部分喜欢用棕色。 



6

主动语态用的太多 


英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。

比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。



7

经常会问一些毫无意义的话 


比如,Do you like our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名,如果客户说NO,你怎么回复?那就没有下文了,难道你还回一句,为什么不要啊?那就太搞笑了。 

而且你本身是去推销的,你希望客户感兴趣,也要引起客户的兴趣,但是这句话就大煞风景,等于一下子把客户逼到了绝路上,一定要回复,是或者否,谈判很容易就终止。 

还有诸如Do you interested in our products? How isyour business recently? Would like to cooperate with us?这些都是毫无意义的话,至少在你们没有建立起业务关系时,这些话都是没有什么必要的。 

开发信还是要直接一点,告诉客户你是谁,你做什么,你的优势在哪里,只要清楚说出这三点,就足够了,其他的都可以以后慢慢谈。 



8

喜欢用附件和图片


附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里写明。



9

喜欢插入各种链接


很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。


10

语气过于生硬


其实邮件本身是比较死板的,在电脑前阅读那些冰冷的字眼和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。比如,Please give me reply today,如果当面讲不会有问题,客人会高兴说OK,如果电话里说可能问题也不是很大,但是放在邮件里,是不是用Could you please help to reply us today更好呢?用的是疑问句,加上Could help这样的字眼显得十分委婉,礼貌又温和。不是更好吗? 



开发信很重要,要适合客户阅读,如果客户没兴趣看,直接丢进垃圾箱,那就没有意义了,我们写开发信是为了唤起客户的需求,甚至收到回复,下单,所以要在2-3秒内夺人眼球,引起客户兴趣。 

所以开发信一般不需要太长,字数控制在60个单词以内为佳,当然这个标准也不是绝对的,要根据具体行业和产品来做具体的调整,多研究客户的细节,多摸索和改进,简洁有力,突出自身优势所在,告诉客户你是谁,你做什么,你的优势在哪里,然后用最简单的字体,最简单的颜色和最简单的句子表达清楚就可以了。不要放图片,不要放附件,不要对公司的长篇大论的介绍。 

在任何情况下,写邮件都要三思而后行,每次写完都要重新诵读,研究研究,看看那些语句不通顺,哪里词用的不太恰当,有没有更加委婉的说法,是否可以进一步美容瘦身。 

检查之后如果找不出问题,也没法继续浓缩,那就试着换位思考,把自己当成客户,模拟一下场景,设想如果自己收到这样一封邮件,有没有兴趣点开,有没有想去看下?要尽量抓住客户眼球,简洁明了,一目了然,让对方一看就大致知道你在说什么,这样就成功了。 

永远记住,邮件是写给客户看的,不是给自己看的,要站在客户的立场来思考问题,那些东西需要写,哪些废话可以省,都需要斟酌好。不是说开发信越多越好,数量不重要,质量才重要。要让客户有兴趣点开,打开之后眼睛多停留两秒,要让客户按删除键时有那么一点犹豫,要让客户考虑先保存这封邮件,要让客户考虑是不是应该回复一下,这才是最终目的。 

既然有了目标,那就不要害怕麻烦,多看,多练,多研究外国人的行文方式和语言习惯,对自己水平的提高是非常有益的~