老外贸都经常犯的错,你敢说你没有?

2018-09-25 09:46:38 申博- 首页 阅读
“外贸这个行业,说白了细节决定成败。但是如果你连邮件的细节都做不好,凭什么让老外信任你,把订单下给你。本文是细节文字型,请大家耐心看完。”1密送/群发独显比如,打算群发一些推广新品的邮件给客户,如果忘记点群发独显,所有的客户都能看到其他客户,这样很容易造成客户资源泄露,这是非常严重的低级错误,而且给客户一种非常粗心的印象,真的要避免。2空格和标点符号要规范首字母大写,英文要用半角。请注意:英文里面

外贸这个行业,说白了细节决定成败。但是如果你连邮件的细节都做不好,凭什么让老外信任你,把订单下给你。

本文是细节文字型,请大家耐心看完。

1
密送/群发独显

比如,打算群发一些推广新品的邮件给客户,如果忘记点群发独显,所有的客户都能看到其他客户,这样很容易造成客户资源泄露,这是非常严重的低级错误,而且给客户一种非常粗心的印象,真的要避免。


2
空格和标点符号要规范

首字母大写,英文要用半角。请注意:英文里面没有分号。英文标点后面要直接空一格。

可能你对这些细节嗤之以鼻,觉得无关痛痒。但是细心的人一看到这些是相当不舒服的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。


3
慎用大写

欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端使用大写,是很不礼貌的行为。

但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:

a) 起强调作用,比如Please treat it as URGENT. 

b) 醒目,让客户注意得到,比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。 

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4
字体及字体大小

常见的商务邮件字体包括Georgia, Calibri, Arial 还有Corbel. 字号10-12为佳。

当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。


5
字体加粗的用法

示例

× To ensure that you receive the goods on time, please arrange payment as soon as possible.

√ To ensure that you receive the goods on time, please arrange payment as soon as possible.

加粗,能突出重点,让客户一眼注意到。那正确的加粗姿势是什么样的呢?利于客户的方面更适合加粗。


6
邮件主题更换

客户发了一封询盘给你Inquiry for XX,回复主题应该是Re: XX Quotation-20180918,最好是把客户的原文附上,方便客户查看之前发过的内容。

邮件回复多了,邮件标题会出现很多个Re,应删掉多余的Re,以免标题太长,有些小伙伴的标题实在惨不忍睹,Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: XXXXX,反正小编看到这种标题是看不下去的。

标题内容也需要根据内容更改。当客户看到你的主题,可以清楚知道邮件的大概内容,有些大客户很忙,醒目的主题可以帮他们迅速抓取重要邮件,提高工作效率,他也会觉得你很用心。


7
邮件的内容应有适当的提醒

As soon as I receive your confirmation on the 
samples, I'll proceed with the mass production immediately.

你一确定样板,我马上安排大货。意思是你不确认,我就不能进行大货生产。 

Please let me know about your thoughts. I'll follow up as you suggest. 意思是以你的意见为准。


8
附件请重新命名

切记不要出现qq截图20180918,或者JPG008之类的图片名。

如果同时发送多个附件,请把附件名字一一按照文件内容重命名好,方便客户查看,体现自己的细心与专业。


9
内容传递负面消息的时候,尽量使用长句

调查数据表明,稍长的句子,能降低坏消息对情绪方面的影响。

1)The shipment will be delayed for a week. 
2) Sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. I will keep you updated about the status. 

第二句话更长,语气也更委婉。长句更适合于货期延误,涨价中或者其他不利的因素。


10
长邮件应该控制好段落

移动互联时代,绝大部分人没有太大耐心去阅读长篇大论,所以控制好邮件长度,更要把握好读者体验。

以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。


11
及时回复

I will give you a reply as soon as I reach my office.

一到公司,会马上回复。


Currently I'm at the fair. Will get back to you by tomorrow.

现在我在展会上,明天之前回复到你。


无视对方的邮件是不明智的。如果事情很紧急没有办法当下完成,也应该告诉客户大概的时间,以免客户一直焦虑。

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12
不要花样秀语法

真诚是可以通过文字传递的,打动客户的不是语法而是邮件的真诚。不同国家的客户,邮件风格要跟随客户去换。

不要对着母语不是英语的客户说长篇大论,客户看着很累,能短就短,能一句话说清就不要两句话。有些外贸喜欢用高级从句跟客户发邮件,殊不知会适得其反。

如果是小语种,可以用谷歌翻译,前面放客户的语言,后面放英语。客户看到这种邮件会更加容易接受,提高沟通积极性。


13
邮件风格视客户而定

很多人还在纠结到底是要用dear还是Hi,邮件到底是长还是短。

一般来说,跟着客户的邮件风格是最好的。倘若客户邮件很长,你也可以相应的长;如果客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也要直奔主题,少做寒暄。


14
重要邮件,考虑对方时差

比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。