老外说:出现这17个毛病的邮件,我看都不想看!

作为公司的采购商,每天有成百上千封邮件从全球飞过来。为什么有些邮件就是石沉大海?国外行业精英告诉你,因为这17个邮件中的坏习惯!1. 发送并不紧急的“紧急”邮件Sending‘urgent’emails that aren’t urgent发“紧急”邮件时,建议别做“狼来了小孩”,否则当你真的有紧急邮件的时候,就没人关注了。——Rosemary Haefner2. 满屏大写字母Putting wo

作为公司的采购商,每天有成百上千封邮件从全球飞过来。为什么有些邮件就是石沉大海?国外行业精英告诉你,因为这17个邮件中的坏习惯!


1. 发送并不紧急的“紧急”邮件

Sending‘urgent’emails that aren’t urgent


发“紧急”邮件时,建议别做“狼来了小孩”,否则当你真的有紧急邮件的时候,就没人关注了。

——Rosemary Haefner


2. 满屏大写字母

Putting words in ALL CAPS


ARE YOU YELLING??—这是大写给人的视觉效果。除非你想给客户一剂“强心针”,否则就把CAPS LOCK关掉吧。

——Rosemary Haefner



3. 太不拘小节

Being too casual


邮件能侧面反映你跟客户的关系,表达太随意只会显得专业素养不高。我建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。

——Haefner


此外,并非每个人都能读懂缩写。如果客户和你是不同年龄层,或者有语言障碍,那么请写出全称。

——Randal



4. 表达太生硬

Being too stiff


我经常收到一些“一行式邮件”,这看起来好像是系统自动回复。有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利,否则表现的太像机器人了。

——Oliver



5. 在凌晨三点发送邮件

Sending emails at 3 a.m


我只有偶尔醒的特别早,感觉自己很有干劲的时候这么做过。但是据我调查,即使是在“7天24小时”工作狂的世界里,这也不会被大多数人接受。当然,如果夜里突然有了灵感,建议你写邮件存到草稿箱,然后在工作时间发出去。

——Oliver


(特别提醒:我们很多国外客户与中国存在时差,此时发邮件就要特别注意,你的上午9点,也许是TA的午夜。)



6. 使用模糊主题行

Using a vague subject line


“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑,他不知道你这封邮件想说明什么,自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。在商务往来中,邮件最好简明扼要,这样才能促使客户看到后更快地给出反馈。

——Oliver



7. 没有主题行

Not including a subject line at all


没有主题的邮件会让人很火大,客户只会当成垃圾邮件处理。

——Augustine



8. 未开门见山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body


如果你在邮件结束时才抛出你的观点或者疑问也很令人讨厌,因为客户还得重头再看。邮件的目标是简洁并且尊重客户的时间。

——Augustine



9. 不知所谓的邮件地址

A ridiculous email address


不论是给客户,同事还是任何人发邮件,如果要体现专业度,就得弃用非正式的电子邮件账户。毕竟含有敏感词汇的账户一开始就会给人不好的印象。


但如果你坚持使用,为了专业素养,至少应该独立创建一个单独的电子邮件账户。

——Randall



10. 太长的述语

Including cutesy or interminable quotes


署名下方带有签名档是可以的,但信息太冗长没人会阅读。你的信息需要契合商业产品形象。

——Randall



11. 每封邮件结尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email 


当你通过电子邮件发送文件或者图片时,内容是否保密取决于客户。建议在发送敏感文件之前,和客户达成保密约定,这样即使有信息泄漏的情况出现,你也持有证据。

——Randall



12. 带有情绪的语气

Being snippy


当客户三周之后才回复你邮件时,你的下一封邮件中往往会带有一点愤怒的情绪。但是这对于谈判有害无利,所以永远不要发语气刻薄的邮件给你的客户。


我建议将回复邮件存在草稿箱中2天,然后拿出来修改,去掉主观情绪,这会帮助你更快的完成自己的目标,因为你表现出的是你的耐心和专业度而非情绪化。

——Oliver



13. 太敷衍

Being curt


如果你跟客户很熟,那么有时可以省掉一些细节。但如果这个客户跟你不熟或者订单量很大,那么礼貌和专业一定要。”Please””Thank you”以及结尾处像是”Best”这些词不可少。

——Oliver



14. 数不尽的错别字

Numerous typos


“错别字多是因为这是我用iPhone发的。”拜托,这已经不再是错别字多的借口!现在每个人都会从手机端收发邮件,如果是非常重要的客户,那么在发出之前必须检查是否有错别字。

——Oliver



15. 讨厌的标点

Annoying punctuation


如果你想用感叹号来表示你的开心,用一个就可以了。人们有时候忘乎所以的在句子结尾加上很多感叹号,这会让客户感到你很情绪化,并不利于订单的完成。

——Barbara Pachter



16. 非专业字体

Unprofessional fonts


手写体要分场合,对于商务往来邮件,你得保证你的字体颜色大小规范。最重要的原则是:让客户便于阅读。


通常,最好选择10-12号字号,易读的字体,像是Arial,Calibri或者Times New Roman。颜色当然是黑色最为保险。

——Pachter



17. 太冗长

Going too long


大多数人花几秒钟(不是分钟也不是小时)来阅读一封电子邮件,很多人甚至只是大致浏览,因此写邮件时最好将邮件分成短小段落,列出条理就更好了。对于重要信息可以用粗体或者斜体标注,但是要适量使用。

——Pachter



数数看,以上17个写邮件的坏习惯你占了几个?